TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutin säätiön henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.2.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi:               Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutin säätiö
Y-tunnus:       0912598-5
Yhteystiedot:      Kalliolinnantie 4, 00140 Helsinki; talvitie@fciny.org

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi: Eeva Talvitie
Yhteystiedot: Kalliolinnantie 4, 00140 Helsinki; talvitie@fciny.org

3. Rekisterin nimi

 Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutin säätiön residenssirekisteri, joka koostuu

1. hakijarekisteristä
2. residenssivierasrekisteristä

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella sekä residenssivierasrekisterin osalta myös sopimuksen täytäntöön paneminen. Hakijat myös antavat hakulomakkeessa suostumuksensa tietojensa käsittelylle.

 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hakijarekisterissä residenssihakemusten valmistelu arviointia varten

-       residenssihakemusten arviointi
-       residenssivalintojen tekeminen
-       residenssivalinnoista tiedottaminen
-       residenssihakua koskevien tilastotietojen kerääminen

 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on residenssivierasrekisterissä

-       sopimuksen tekeminen residenssivieraan kanssa
-       residenssien hallinnointi
-       residenssitoiminnan seuraaminen ja kehittäminen ja siitä raportointi

5. Rekisterin tietosisältö

 Hakijarekisteriin tallennettavia tietoja ovat

-       sukunimi
-       etunimi
-       oppiarvo tai ammatti
-       puhelinnumero
-       sähköpostiosoite
-       nettisivun osoite
-       jäsenyys Ornamossa / SAFAssa / Suomen Taiteilijaseuran jäsenjärjestöissä
-       aikaisemmat myönnetyt säätiön residenssit (kyllä/ei)
-       mahdolliset työparin tiedot (nimi, oppiarvo tai ammatti)
-       residenssille mahdolliset kuukaudet
-       ansioluettelo
-       työsuunnitelma
-       työnäytteet
-       mahdollisen työparin CV ja työnäytteet

 Residenssivierasrekisteriin tallennetaan edellisten lisäksi

-       syntymäaika
-       postiosoite
-       residenssin ajankohta
-       residenssiasunnon osoite
-       palaute residenssistä  

Rekisterin henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Hakijarekisterin tietoja säilytetään haun kohteena olevan vuoden loppuun, jonka jälkeen kaikki heidän tietonsa poistetaan tietokannasta. Residenssirekisterin tietoja säilytetään 10 vuotta residenssipäätöksen päivämäärästä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan hakijalta itseltään hakulomakkeella ja residenssivieraalta lisäksi tämän täyttämällä residenssisopimuksella ja palautelomakkeella.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja käsittelee Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutin säätiön asiamies ja hallitus sekä Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutin henkilökunta.

Tiedot siirretään rekisterinpitäjän toimesta Yhdysvaltoihin Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutin henkilökunnan käyttöön. Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle turvataan Euroopan komission mallisopimuslausekkeiden mukaisesti tai muilla asianmukaisilla suojatoimilla, kuten Privacy Shield -järjestelyllä.

Residenssivieraiden nimet julkaistaan instituutin nettisivuilla ja uutiskirjeessä sekä säätiön vuosikertomuksessa. Säätiö voi käyttää rekisteriä varten kerättyjä tietoja toimintansa seuraamiseen. Tällaisessa käytössä tiedot anonymisoidaan eikä tietoja käytetä yksittäisten rekisteröityjen seurantaan tai profilointiin.

 Säätiö voi luovuttaa rekisterin tietoja viranomaiskäyttöön esimerkiksi osana opetus- ja kulttuuriministeriön tekemää avustuksensaajien valvontaa ja avustuksensaajien raportointivelvollisuutta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Lista hakijoista tulostetaan ja liitetään säätiön hallituksen päätöskokouksen pöytäkirjaan. Residenssivieraiden ja varasijoille valittujen hakemukset tulostetaan ja residenssivieraiden hakemuksen yhteyteen liitetään yksi kappale residenssivieraan kanssa tehtävästä sopimuksesta.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa säätiön toimistolla.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

 Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyytäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).